"출근부가 어디 있죠?" — 학교 선생님용 이용 가이드를 만든 이유

현장에서 가장 많이 들은 말

지난 몇 주 동안 멘토링이 진행되는 학교와 대학을 다녔습니다. 교실에서 학생들이 AI와 씨름하는 장면은 기대 이상이었는데, 정작 선생님들을 붙잡고 있는 건 수업이 아니었습니다. 시스템이었습니다.

"근로지가 뭐예요? 우리 학교는 교실인데." "멘토 출근부가 '근로지 외'라고 뜨는데 이거 뭐가 잘못된 거예요?" "담당자가 바뀌었는데 로그인이 안 돼요."

멘토링 관리는 재단의 근로장학기관 포털에서 이루어집니다. 이 시스템은 16년 가까이 국가근로장학사업을 안정적으로 운영해 온 시스템이지만, 그만큼 화면과 용어가 요즘 눈에는 낯섭니다. 시스템 매뉴얼은 38쪽짜리 PDF로 제공되는데, 처음 참여하는 선생님이 그 안에서 "오늘 내가 눌러야 할 버튼"을 찾기란 쉽지 않았습니다.

시스템을 당장 바꿀 수는 없습니다. 그래서 대신 안내를 바꾸기로 했습니다.

매뉴얼이 아니라 "지금 할 일"

가이드를 설계하면서 한 가지 원칙을 세웠습니다. 선생님은 12단계 절차를 처음부터 공부하러 오지 않는다는 것입니다. 현장에서 들어오는 질문은 늘 "지금 이걸 하려는데 어떻게 하죠?"였습니다.

그래서 첫 화면을 목차가 아니라 상황 선택으로 만들었습니다.

• 처음 참여해요
• 담당자가 바뀌었어요
• 멘토링 장소를 등록하려고 해요
• 멘토 출석을 확인하려고 해요
• 대학에 활동시간을 보내려고 해요
• 문제가 생겼어요

처음 참여하는 학교는 "처음부터 따라하기"로 들어가 준비물부터 멘토 평가까지 14개 화면을 순서대로 넘기면 됩니다. 작년에도 했던 학교라면 필요한 화면으로 바로 갑니다.

한 화면에 한 가지 행동

기존 매뉴얼은 화면 캡처 한 장에 빨간 숫자 ①부터 ⑥까지 붙이고 아래에 설명을 모아두는 방식이었습니다. 정보량은 많지만, 폰으로 보면서 PC로 따라하는 선생님에게는 "지금 어디를 눌러야 하는지"가 한눈에 들어오지 않았습니다.

새 가이드는 행동 하나에 캡처 하나입니다.

① 위쪽 메뉴 일반을 눌러요 ② 왼쪽 기본정보 → 근로지 관리를 눌러요 ③ 오른쪽 위 조회를 눌러요

문장은 초등학생도 따라올 수 있는 수준으로 썼습니다. 다만 버튼 이름은 시스템에 보이는 그대로 두었습니다. 설명은 쉬워야 하지만, 선생님이 화면에서 찾아야 할 글자는 정확해야 하니까요.

용어도 바꿨습니다. 시스템의 '근로지'는 가이드에서 '멘토링 장소'로, '멘티'는 '참여 학생'으로, '출근부 대학제출'은 '활동시간을 대학에 보내기'로 부릅니다. 원래 용어는 처음 나올 때 괄호 안에 한 번만 보여줍니다.

실수하면 못 돌리는 것만 빨갛게

매뉴얼의 주의사항을 전부 옮기지는 않았습니다. 대신 되돌릴 수 없는 것만 골라 해당 화면 바로 아래에 붙였습니다.

멘토링 장소의 '유형'은 한 번 저장하면 바꿀 수 없습니다. 지도 위치를 등록하지 않으면 멘토 활동시간이 '근로지 외'로 표시됩니다. 교육 영상 두 개를 보지 않으면 대학 제출 버튼이 눌리지 않습니다. 이런 것들입니다.

그리고 모든 화면에 "안 돼요?" 상자를 접어 두었습니다. 학교가 검색되지 않을 때, 담당 선생님 이름이 목록에 안 뜰 때, "배정된 근로지가 없습니다"가 떴을 때 — 현장에서 실제로 들은 열한 가지 상황을 "왜 이런가요 → 이렇게 해보세요 → 그래도 안 되면" 세 단계로 정리했습니다. 마지막 단계에는 항상 전화번호가 있습니다.

폰에서 열어 보세요

가이드는 폰 화면 기준으로 만들었습니다. 선생님 자리의 PC에는 시스템을 띄우고, 폰으로 가이드를 넘기며 따라하는 장면을 생각했습니다. 화면마다 고유 주소가 있어서 "이 화면 링크 복사"를 눌러 동료 선생님께 카톡으로 보낼 수 있고, 인쇄 버튼을 누르면 A4 한 장으로 나옵니다.

학교 선생님용 이용 가이드 → ai-mentoring.kr/guide/school

대학 담당자용과 대학생 멘토용은 같은 방식으로 준비하고 있습니다.

부탁 하나

가이드는 완성본이 아닙니다. 시스템 화면 캡처 일부는 아직 매뉴얼에서 옮긴 임시 이미지이고, 문장도 현장에서 써 보면 고쳐야 할 곳이 나올 겁니다. 따라하다 막힌 곳, 이해가 안 된 문장, "이건 왜 없지?" 싶은 화면이 있으면 알려 주세요. 다음 학교 선생님이 같은 곳에서 막히지 않도록 바로 고치겠습니다.

시스템 문의는 여전히 한국장학재단 1599-2290입니다. 가이드가 그 전화를 한 통이라도 줄일 수 있다면 만든 보람이 있겠습니다.